O firmie Intense Group usłyszałam po raz pierwszy kilka lat temu. Na branżowej grupie fejsbukowej, którą prowadziłam, pojawił się wątek, dotyczący „programów”, wspomagających zarządzanie procesem budowlanym. Osoby komentujące wspomniały właśnie Platformę Intense – że korzystają z niej u siebie na budowie i sobie chwalą ten system. Zaciekawiło mnie: „Co to za platforma?”. I tak odkryłam Intense Group.
Jest to technologia, która realnie wspiera pracę na budowie i w biurze projektu. Platforma Intense to polskie rozwiązanie low-code, które od blisko dwudziestu lat towarzyszy firmom budowlanym w codziennej pracy. O tym, czym jest platforma, jakie obszary wspiera i dla kogo jest odpowiednia, rozmawiam z Anną Gnylą – Dyrektor Konsultingu Intense Group.
Zacznijmy od podstaw. Czym właściwie jest Platforma Intense i skąd się wzięła?
Anna Gnyla: Platforma Intense to oprogramowanie typu low-code, stworzone przez Intense Group, z Krakowa. Powstało w 2006 roku, gdy tego typu systemy dopiero raczkowały na polskim rynku. Dziś Intense, jest jednym z czołowych polskich rozwiązań tej klasy.
Choć platforma wspiera firmy z wielu branż, jej początki są mocno związane z budownictwem. To właśnie w tym kierunku jest stale rozwijana.
Intense opiera się na technologii low-code. Oznacza to, że potrzeba klasycznego programowania jest ograniczona do minimum. Administrator systemu po stronie klienta może samodzielnie tworzyć kolejne aplikacje, korzystając z modułów dostarczanych przez producenta.
Dla kogo tak naprawdę jest ta platforma? Interesuje mnie zwłaszcza to, czy sprawdzi się zarówno w małej firmie budowlanej, jak i w dużym przedsiębiorstwie? Oraz czy inaczej wygląda to u wykonawców, producentów i biur projektowych.
A.G.: Platforma Intense to oprogramowanie dla firm z różnych branż, a budownictwo jest tym obszarem, w którym rozwija się najintensywniej. Kluczową cechą jest modularność: firma może zacząć od jednego, niewielkiego obszaru i w miarę potrzeb dokładać kolejne moduły. Dzięki temu platforma rośnie razem z organizacją, zamiast narzucać jej gotowy, zamknięty zestaw funkcji od pierwszego dnia.
To podejście, czyli start od jednego obszaru i modułowa rozbudowa, sprawia, że platforma sprawdza się zarówno w mniejszych, jak i większych organizacjach, w zależności od tego, jak dojrzałe są ich procesy i jakie mają aktualne potrzeby.
Wiemy już, czym jest platforma. A w jakich konkretnie obszarach branży budowlanej realnie pomaga firmom na co dzień?
A.G.: Zaawansowana budowa wymaga narzędzia kompletnego, takiego, które wspiera decyzje oparte na konkretnych danych. Platforma Intense odpowiada na tę potrzebę etapowo: na początku firma korzysta z tych funkcji, których faktycznie potrzebuje, i dokłada kolejne w miarę rozwoju, a przede wszystkim zapotrzebowania.
Jako kluczowe obszary wsparcia mogę wyszczególnić:
- controlling, budżety, harmonogramy i bieżąca kontrola wydatków oraz przychodów,
- kompletna dokumentacja projektowa: pisma, gwarancje, faktury,
- pozyskanie i obsługa kontraktów, czyli ofertowanie, przetargi, kontraktacja,
- obieg dokumentów, czyli umowy z dostawcami, inwestorami i podwykonawcami,
- zarządzanie zasobami, maszynami, sprzętem, jak również czasem pracy,
- integracja z systemami zewnętrznymi, takimi jak ERP, system kadrowy, wagomaty, RCP, systemy do monitoringu floty,
- integracja z systemem GPS, RFID, magazynowymi i logistycznymi.
Możesz rozwinąć te trzy obszary: controlling i harmonogramy, proces pozyskania kontraktu oraz zarządzanie sprzętem i dokumentacją? Chciałabym, żeby Czytelniczki i Czytelnicy zobaczyli, jak to wygląda w praktyce.
A.G.: Controlling w Intense zaczyna się już na etapie pozyskania projektu, a nie dopiero po zamknięciu miesiąca przez księgową. Cała dokumentacja projektowa, czyli pisma, umowy, gwarancje, faktury czy karty tankowań, wszystko to jest automatycznie przyporządkowywane do projektu i opisywane wymiarami analitycznymi.
Czas pracy pracowników i maszyn również może być rejestrowany i dekretowany na projekty. Przy pracy z budżetami dekretacja jest rozszerzona o wiersze budżetowe, co pozwala na natychmiastową analizę wyniku operacyjnego na poszczególnych etapach projektu i porównanie go z wynikiem księgowym.
Kierownicy projektów mają dostęp do bieżącego wyniku operacyjnego, uwzględniającego koszty ogólne, według zdefiniowanych podzielników. Budżetem można zarządzać aktywnie, zarówno dla całego projektu, jak i jego poszczególnych zadań i etapów, w zależności od przyjętej metodyki.
Program nie narzuca firmie sposobu działania, a dostosowuje się do istniejących procesów.
Pozyskanie kontraktu w Intense możemy zacząć już na etapie monitorowania przetargów, otrzymania zapytania ofertowego lub specyfikacji istotnych warunków zamówienia. W każdym przypadku platforma prowadzi zespół przez kolejne etapy:
- wyznaczenie osób odpowiedzialnych i koordynatora oferty,
- przeprowadzenie wizji lokalnej i obmiarów,
- przygotowanie formularzy ofertowych, wadium i zabezpieczenia,
- weryfikację możliwości realizacji, czyli referencje, uprawnienia, zasoby,
- wybór partnerów, podwykonawców lub konsorcjantów,
- kalkulację i przygotowanie kompletnej oferty.
Dzięki temu, zamiast przekopywać się przez maile i rozproszone dokumenty, zespół pracuje na jednym, uporządkowanym interfejsie, a odpowiednie osoby dostają powiadomienia dokładnie wtedy, gdy trzeba podjąć decyzję.
Platforma jest też narzędziem do obiegu dokumentów. Pozwala przygotowywać i rejestrować umowy z dostawcami, inwestorami i podwykonawcami, a system automatycznie powiadamia odpowiednich użytkowników o zbliżających się terminach, konieczności wykonania przeglądu czy przekroczeniu budżetu.
Projekty mogą mieć podpiętą bezpośrednio bazę sprzętu i maszyn, oraz ich rozliczenie. Wystarczy chwila, by sprawdzić, czy dana maszyna pracuje przy konkretnym projekcie, kto ją obsługiwał, ile czasu i paliwa zużyto, czy zbliża się termin serwisu, a może właśnie trwa naprawa.
Dostęp do informacji jest przy tym kontrolowany: konkretne dane widzą tylko wybrani użytkownicy, zgodnie z uprawnieniami nadanymi przez administratora.
Zatrzymajmy się chwilę przy budżetach, bo to temat, który spędza sen z powiek niejednemu kierownikowi budowy. Jak platforma Intense pomaga w zarządzaniu budżetem projektu?
A.G.: Mocną stroną platformy są rozwinięte funkcje controllingowe. Pozwalają one ustawiać konkretne parametry i śledzić koszty na bieżąco, bez czekania na zamknięcie miesiąca księgowego. W dobrze zorganizowanym projekcie budowlanym to często przewaga, która decyduje o wyniku.
Kierownik projektu widzi wynik operacyjny na bieżąco, z uwzględnieniem kosztów ogólnych i może zestawić go z wynikiem księgowym. Budżetem zarządza się aktywnie, dla całego projektu albo dla jego poszczególnych zadań i etapów, zależnie od przyjętej metodyki.
A jak w praktyce wygląda sam proces ofertowania i przetargów, zanim jeszcze ruszy budowa?
A.G.: Zanim ruszy budowa, musi powstać projekt, a zanim powstanie projekt, firma musi rozważyć wiele czynników za i przeciw. Ten etap bywa czasochłonny: dokumenty, maile, raporty, które trzeba przygotować i rozesłać do właściwych osób.
Platforma Intense porządkuje ten proces. Raport przygotowany raz jest widoczny dla każdej uprawnionej osoby dokładnie wtedy, gdy tego potrzebuje. System dodatkowo powiadamia o działaniach wymagających uwagi, od wyznaczenia koordynatora oferty, przez wizję lokalną, po ostateczną kalkulację i złożenie oferty.
Sprzęt i maszyny to spory koszt i spora odpowiedzialność na budowie. Jak platforma wspiera zarządzanie parkiem maszynowym?
A.G.: Baza sprzętu i maszyn może być podpięta bezpośrednio pod projekty. Dzięki temu w prosty sposób sprawdzimy, czy dana maszyna pracuje przy konkretnym projekcie, kto ją obsługiwał, ile czasu i paliwa zostało na nią przeznaczone, czy zbliża się termin przeglądu, a może właśnie trwa naprawa.
Dodatkowo dostępne są protokoły zdawczo-odbiorcze, które ewidencjują zdarzenie, jak przekazanie sprzętu, tudzież maszyny z jednego projektu na kolejny. W tym dokumencie strona zdająca potwierdza datę oraz stan w jakim była przekazana maszyna, natomiast strona odbierająca potwierdza otrzymanie sprzętu w uprzednio zdeklarowanym czasie i stanie.
Wszystkie te informacje są dostępne od razu, z poziomu odpowiedniego panelu, bez konieczności szukania ich w kilku różnych miejscach.
Padło wcześniej słowo low-code. Dla osób spoza IT, czym to właściwie jest i dlaczego akurat to podejście ma znaczenie dla firm budowlanych?
A.G.: Low-code to sposób budowania aplikacji biznesowych przy minimalnym udziale klasycznego programowania. W praktyce oznacza to, że administrator systemu po stronie klienta, czyli osoba znająca realia firmy, a niekoniecznie programista, może samodzielnie tworzyć kolejne aplikacje, opierając się na gotowych modułach dostarczanych przez Intense.
Dla firmy budowlanej to realna przewaga. Zmiany w prawie budowlanym, które mają wpływ na przebieg procesu, czy nowe potrzeby nie muszą czekać w kolejce do zewnętrznego działu IT. Platforma może być dostosowywana na bieżąco, zgodnie z tym, jak faktycznie pracuje dana organizacja.
Jak wygląda wsparcie użytkownika już po uruchomieniu systemu w firmie?
A.G.: Firma może korzystać z usług asysty technicznej, gdzie dedykowani dla klienta eksperci Intense, którzy znają daną konfigurację, mogą na bieżąco wspierać użytkowników działających w systemie. Dodatkowo Intense Group co roku organizuje konferencję dla swoich klientów. To okazja, by dowiedzieć się o najnowszych zmianach, aktualizacjach i planach rozwojowych platformy. Dzięki temu klienci nie kupują gotowego, zamkniętego rozwiązania, tylko mają realny wpływ na jego dalszy rozwój.
Więcej o samej platformie i jej możliwościach można również znaleźć na stronie Intense lub poprzez formularz kontaktowy, na który osobiście odpowiadają nasi eksperci.
Na koniec pytanie, które pewnie zadaje sobie każda firma budowlana rozważająca nowe narzędzie: czy platforma Intense integruje się z systemami, które już mamy wdrożone?
A.G.: Jest to jak najbardziej możliwe, dodatkowo jest to przewaga naszego rozwiązania nad konkurencyjnymi systemami. Dzięki szynie integracyjnej platforma może wymieniać dane z zewnętrznych źródeł jak np.: system kadrowy, system finansowo-księgowy, a nawet arkuszami Excel. Dzięki temu firma nie musi rezygnować ze znanej sobie metodyki pracy. Może ją po prostu usprawnić, zamiast budować procesy od nowa.
Przedstawione funkcjonalności to tylko wycinek tego, co potrafi Platforma Intense. To żywy organizm, który wciąż jest rozwijany, także w oparciu o głos samych klientów.